Da igual que estés en casa o en el trabajo, si se trata de una invitación de boda o de una carta comercial, es muy frecuente que tengas que enviar la misma carta a distintas personas. En estos casos, perderías mucho tiempo en adaptar el saludo y la dirección de cada documento. No obstante, si usas la opción combinar correspondencia, Word introduce muchos datos de forma automática y tú puedes centrarte solo en el contenido del mensaje.
Índice
- ¿Qué es un documento con combinación de correspondencia?
- Cómo combinar correspondencia en Word
- Mantenimiento de la fuente de datos
- Combinar correspondencia en Word
- Impresión de correspondencia combinada
- El asistente de combinación de correspondencia
Correo electrónico con dominio propio
¡Haz que tu negocio hable por sí mismo con una dirección de correo electrónico personalizada y con tu propio dominio!
Profesional
Seguro
Asistencia 24/7
¿Qué es un documento con combinación de correspondencia?
Se trata de un mensaje que se envía a muchos receptores distintos. En este contexto, la parte principal del documento es idéntica en todas las versiones. No obstante, como los destinatarios varían, hay determinados campos que deben ser adaptados. Se trata principalmente del campo de la dirección y, en su caso, el saludo. También se pueden introducir números de cliente u otra información personalizada en el texto de forma automática.
La mayoría de procesadores de textos, como Word, cuentan con funciones automatizadas para estos casos. Para que puedas aprovechar esta ayuda, es necesario que los programas puedan acceder a una base de datos que debes mantener siempre actualizada. Allí, el software toma los nombres y las direcciones de los destinatarios y los introduce en los puntos correctos del documento.
Las posibilidades de aplicación de la función de combinación de correspondencia en Word son muy variadas. En el sector laboral, por ejemplo, las empresas usan la función de combinar correspondencia para enviar material informativo, facturas u ofertas. Los usuarios particulares usan la combinación de correspondencia principalmente para enviar invitaciones para grandes fiestas.
Cómo combinar correspondencia en Word
Para aplicar esta función, hay que realizar varios pasos: el primer paso consiste en crear una fuente de datos, luego hay que redactar el documento y finalmente queda la impresión del mismo.
Consejo
La función de correspondencia no solo sirve para cartas, también la puedes usar para correos electrónicos, sobres o etiquetas. Para ello, selecciona el formato correcto en “Iniciar combinación de correspondencia” en la pestaña “Correspondencia”.
Mantenimiento de la fuente de datos
Word puede consultar distintas fuentes para obtener la información necesaria para la correspondencia combinada. Puedes importar tablas de Excel, usar tus contactos de Outlook o introducir la información directamente en Word.
Si deseas usar un archivo Excel, recuerda organizar los datos correctamente en una tabla y añadir títulos de columna. Word coge la información directamente del archivo. Para importar un documento Excel, cambia a la pestaña “Correspondencia”, selecciona el botón “Seleccionar destinatarios” y haz clic en “Usar una lista existente…”.
Consejo
También puedes importar en Word una base de datos que hayas creado con el software Microsoft Access.
Si prefieres usar los contactos de Outlook, selecciona la opción “Elegir de los contactos de Outlook…” en la misma pestaña. Usa distintas carpetas para ordenar tus contactos en el programa de correo electrónico, así ahora podrás seleccionar el grupo de datos que deseas.
Si no quieres crear una tabla en Excel ni gestionar contactos en Outlook, también puedes introducir los datos directamente en Word. Para ello, selecciona la función “Escribir una nueva lista…”. Word ya te ofrece muchas columnas útiles para introducir la información de las direcciones. Haz clic en los campos correspondientes e introduce la información. Una vez finalizada la primera entrada, puedes comenzar otra línea mediante el botón “Nueva entrada”.
Es probable que no necesites rellenar todas las columnas que Word crea por defecto o que desees añadir alguna categoría propia. Mediante un clic en “Personalizar columnas…”, Word te permite añadir, eliminar o cambiar el nombre de columnas. Una vez introducidos todos los datos, Word te sugiere guardar la nueva base de datos. Así, también podrás usar los datos en otros documentos de Word. No tendrás que hacer el mismo esfuerzo con todos los documentos de combinar correspondencia.
No te preocupes, incluso después de terminar con la creación de la nueva base de datos, todavía puedes adaptar la información. El botón “Editar lista de destinatarios” te aporta las funciones necesarias.
Nota
Si importas fuentes de datos de un archivo, el archivo debe estar almacenado en tu ordenador. También puedes integrar bases de datos en servidor en el documento de Word. En este caso debes usar el asistente de conexión de datos.
Combinar correspondencia en Word
Una vez introducida la información de los destinatarios, debes redactar la carta en sí. En esta tarea, trabajarás con texto normal, como viene siendo habitual en Word, pero también con bloques de texto especiales. Un elemento imprescindible en cualquier correspondencia combinada es el bloque de direcciones. Si haces clic en el botón correspondiente, se abrirá una ventana para configurar el marcador. En dicha ventana puedes determinar la estructura del bloque de direcciones. Si trabajas con una tabla externa, Word intenta determinar los campos correctos a partir de los títulos de las columnas. No obstante, si el programa no es capaz de asignar tus denominaciones, puedes asignar correctamente las categorías mediante el botón “Asignar campos...”.
Mediante una línea de saludo puedes integrar un saludo totalmente personalizado en tu carta de correspondencia combinada. Es decir, en lugar de usar “Señores y señoras” para dirigirte a un destinatario indeterminado, Word puede consultar e indicar el nombre concreto que desees a partir de los datos que le proporcionaste. Una vez más, puedes fijar el formato y decidir, por ejemplo, si se mostrará el nombre de pila, el apellido o ambos.
También puedes dejar que Word inserte la introducción del saludo o adaptar el formato a tus preferencias. El procesador de textos te sugiere la fórmula general “Estimado/a Sr./a” seguida del nombre del destinatario. Si seleccionas la opción “(ninguno)”, puedes introducir el saludo normalmente en el texto y luego insertar el campo de correspondencia combinada con el nombre. Llama la atención que Word (probablemente debido al inglés) no permite adaptar el tratamiento según el género. Aunque con un poco más de esfuerzo y algunas adaptaciones, se puede hacer:
Para ello, debes crear una línea de saludo sin introducción. Ahora, haz clic con el botón derecho sobre el bloque y selecciona “Activar o desactivar códigos de campo”. Entonces, puedes visualizar el código que rige el campo de combinar correspondencia. Además, debes usar reglas. Estas funciones permiten una programación más precisa de los campos. Para conseguir el tratamiento correcto, debes usar una norma Si-Entonces-Sino. Y tu fuente de datos debe contar con un campo en el que se hace referencia al género.
Dentro del código del campo, coloca el cursor detrás de “_BEFORE_ ” (incluido el espacio después de la barra baja) y haz clic en la regla Si-Entonces-Sino. Allí, debes seleccionar el nombre de campo en el que se marca el género del destinatario e insertar que sea igual a “femenino” o “Sra.”. A continuación, debes introducir qué texto se insertará en caso de coincidencia (por ejemplo “Estimada”) y qué debe insertar Word cuando los datos no sean idénticos (por ejemplo “Estimado”). Ahora la línea de saludo se adapta exactamente a la persona a la que se dirige.
Aparte de la dirección y la fórmula de saludo puedes insertar otros campos de texto. A veces incluso directamente en el texto corrido. De esta forma, puedes insertar, por ejemplo, el nombre del destinatario o el número de cliente en la parte principal de la carta. Para que los campos se diferencien mejor del contenido del documento, puedes usar la función “Resaltar campos de combinación”. Entonces, las zonas correspondientes se marcarán en color.
Impresión de correspondencia combinada
Antes de imprimir los documentos en serie, Word te ofrece una Vista previa para echarles un ojo. En esta vista, Word rellena los marcadores con los datos reales. Así, podrás revisar cada una de las cartas y buscar posibles errores. Hecho esto, puedes usar la función “Finalizar y combinar” para proceder a la impresión de las cartas. Word cuenta con distintas opciones:
- Editar documentos individuales…: Word genera un nuevo documento en el que se muestran todas las versiones de la carta de manera sucesiva. Puedes realizar cambios en los puntos que consideres.
- Imprimir documentos…: Word imprime las cartas directamente una detrás de otra.
- Enviar mensajes de correo electrónico…: Word envía el documento como correo electrónico. Para ello, debes seleccionar en la fuente de datos el campo con las direcciones de correo electrónico indicadas y añadir un asunto.
Word con Microsoft 365 y IONOS
Pasa fácilmente de los tradicionales lápiz y papel al lápiz digital con Word, ¡incluido en cada pack Microsoft 365!
Office Online
OneDrive con 1TB
Asistencia 24/7
El asistente de combinación de correspondencia
El procedimiento descrito anteriormente te permite crear cartas de combinación de correspondencia personalizadas. Pero si eres de los que prefieren una opción un poco más cómoda, puedes hacer uso del asistente de combinación de correspondencia en Word. Este asistente guía al usuario a través de todo el proceso. Para iniciar la función de ayuda, acciona el botón “Iniciar combinación de correspondencia” de la pestaña “Correspondencia” y selecciona la función “Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia...”.
En el borde derecho de la ventana se abre una barra lateral que te guía a través de prácticamente los mismos pasos que acabamos de repasar en el texto. Te manda establecer una fuente de datos, redactar la carta y finalizar los documentos. La diferencia es que hay un texto explicativo para describir cada paso. Además, el asistente te permite asegurarte de que no te has olvidado ningún paso.
En resumen
Si mantienes la fuente de datos siempre actualizada, puedes crear documentos de correspondencia combinada en Word rápidamente. La integración de los marcadores es muy fácil, tanto con el asistente como sin él.
- Vender en Internet
- Tutoriales
- Outlook
Cómo crear una newsletter: la importancia del contenido
- E-mail marketing
Las newsletters son un medio importante para que las empresas capten clientes y personas interesadas, pero lo que resulta todavía más importante es que estas se creen de tal manera que no solo sean concebidas como medios publicitarios, sino que tengan un valor añadido para los lectores. Las plantillas elegantes despiertan el interés visual, pero si no se ofrece el concepto correspondiente y un...
Cómo crear una newsletter: la importancia del contenido
El momento ideal para enviar una newsletter
- E-mail marketing
¿Cuándo lees tus correos? ¿Por la mañana mientras te tomas un café, en el tren de camino al trabajo o quizás por la noche desde el sofá de tu casa? Aunque parezca una tontería, esta pregunta viene ocupando a los departamentos de marketing ya desde el envío de la primera newsletter, y es que el momento en que se envía y la frecuencia con que se hace determinan en gran medida la tasa de apertura y...
El momento ideal para enviar una newsletter
Usar, crear y modificar estilos de Word
- Vender en Internet
En textos complejos o extensos, modificar individualmente cada sección o característica es una tarea engorrosa. Para conseguir un diseño uniforme es importante mantener consistencia en el tipo de fuente empleada, el tamaño y el color. Los estilos de Word te facilitan la tarea de dar formato y editar el texto para que puedas centrarte en lo importante. Te contamos cómo modificar y crear estilos en...
Usar, crear y modificar estilos de WordFAQs
¿Qué ventajas tiene la combinación de correspondencia en Word? ›
La combinación de correspondencia le permite crear un lote de documentos personalizados para cada destinatario. Por ejemplo, una carta puede personalizarse para dirigirse a cada destinatario por su nombre. Los orígenes de datos, como las listas, hojas de cálculo o bases de datos, están asociados al documento.
¿Qué se necesita para combinar correspondencia en Word? ›En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Combinar word. Se inicia el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word. Seleccione si desea crear el vínculo en un documento existente o en un documento nuevo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
¿Qué elementos necesito para combinar cartas y correspondencia en Word? ›- Documento principal. Es el documento de Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
- Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.
- Vaya a Correspondencia > Bloque de direcciones. ...
- Para agregar una línea de saludo, elija Línea de saludo. ...
- Para agregar otros campos de combinación, como números de factura, consulteInsertar campos de combinación de correspondencia.
- Elija Aceptar.
- Elija Archivo > Guardar.
Uno de los principales inconvenientes de usar la combinación de correspondencia es que tu documento será fácilmente propenso a errores. Cuanto más nuevo seas en esto de la combinación de correspondencia, mayor probabilidad de errores habrá.
¿Cuándo se utiliza la combinación de correspondencia? ›La correspondencia se trata de un medio de comunicación que establece el trato reciproco entre dos o más personas. Por eso, la buena gestión de la correspondencia es fundamental en el sector empresarial ya que a través de la misma puede afianzarse la relación entre cliente-proveedor.
¿Cuáles son los diferentes tipos de correspondencia? ›En el caso de que se tenga en cuenta lo que sería el destino, podemos establecer que hay dos tipos de correspondencia: la privada, que aborda aspectos de interés particular, y la pública, que es la que se desarrolla a través de los medios de comunicación y que tiene interés general.
¿Cómo combinar correspondencia en Word 2022? ›Haga clic en el lugar del documento donde desea insertar el campo de combinación de correspondencia. Haga clic en la flecha que hay junto a Insertar campo de combinación y luego en el nombre del campo. Si no ve el nombre del campo en la lista, haga clic en el botón Insertar campo de combinación.
¿Qué es la correspondencia de Word? ›La combinación de correspondencia en Word es una de las herramientas más utilizadas del programa, ya que permite combinar una carta con una base de datos, y esto da como resultado muchas cartas con los datos de cada persona de la base de datos utilizada.
¿Qué herramientas se utilizan para realizar combinación de correspondencia? ›El asistente de combinación de correspondencia
Para iniciar la función de ayuda, acciona el botón “Iniciar combinación de correspondencia” de la pestaña “Correspondencia” y selecciona la función “Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia...”.
¿Qué es un campo combinado en Word? ›
Cuando haya conectado un origen de datos al documento, agregar campos de combinación es una forma de personalizar un documento con información del origen de datos. Los campos de combinación proceden de los encabezados de columna del origen de datos.
¿Qué es la correspondencia 1 a 1? ›Narrador: La correspondencia uno-a-uno es la habilidad de emparejar un objeto con otro objeto. Los párvulos con frecuencia demuestran esta destreza al emparejar cosas al jugar o vestirse.
¿Qué es la lista de destinatarios? ›La lista de destinatarios Muestra todos los registros que se usarán en la combinación de correspondencia. Cada línea está seleccionada de forma predeterminada.
¿Cuáles son las características principales de la correspondencia comercial? ›La carta comercial consiste fundamentalmente en un documento entre empresas, con envío postal o mediante correo electrónico, para tratar temas comerciales referentes a una o ambas organizaciones. Todas suelen incluir una serie de datos como los datos de remitente y destinatario, saludo y despedida, texto y firma.
¿Cómo se escribe una carta en Word? ›Sugerencia: Si ya está en Word para la Web, vaya a las plantillas de carta yendo a Archivo >Nuevoy, a continuación, debajo de las imágenes de plantilla haga clic en Más en Office.com. Estará en la página Plantillas para Word. En la lista de categorías, haga clic en Cartas.
¿Cuántas reglas de correspondencia hay? ›Tipos de regla de correspondencia
Podemos distinguir entre dos grandes clases de reglas de correspondencia. La correspondencia unívoca implica que a cada elemento del conjunto conocido como Dominio le corresponde un único elemento de uno denominado Codominio.
En las preguntas de correspondencia, los estudiantes relacionan un elemento de una columna con uno de la otra columna. No es necesario que la cantidad de elementos de cada columna sea la misma, ya que se pueden reutilizar las respuestas y agregar opciones que no tengan correspondencia.
¿Qué es una carta múltiple? ›Carta Múltiple. - Es cuando en forma simultánea un asunto es trasmitido a varios destinatarios, sean estas personas naturales o jurídicas del Sector privado. Su estructura es igual al de la Carta simple.
¿Cómo contrastar dos versiones de un mismo documento? ›Comparar dos versiones de un documento
En el menú Revisar, seleccione Comparar documentos. En la lista Documento original , seleccione el documento original. En la lista Documento revisado , busque la otra versión del documento y, a continuación, seleccione Aceptar.
- No posiciones delante del texto Hola.
- En Correspondencia > Insertar campo combinado, elegimos NOMBRE.
- No posicionamos delante del texto Tu número aleatorio es.
- En Correspondencia > Insertar campo combinado, elegimos NUMERO_ALEATORIO.
¿Cómo crear una plantilla en Word para combinar correspondencia? ›
Seleccione Configuración>Plantillas>Plantillas de combinación de correspondencia. Para crear una nueva plantilla de combinación de correspondencia, seleccione + Nuevo. En el formulario Plantillas de combinación de correspondencia, escriba un Nombre y una Entidad asociada (tipo de registro).
¿Cuándo combino correspondencia me salen muchos decimales? ›La forma “oficial” de resolver el problema consiste en aplicar una “máscara de formato” en el documento de Word. Sin embargo, hay una solución más simple en Excel: al calcular el valor, dividiendo por 10, lo convertimos al mismo tiempo en texto mediante la expresión =TEXTO(B2; “#,##”).
¿Cómo dar formato de número a un campo combinado? ›Para dar formato a los datos combinados, debe dar formato a los datos combinados del documento principal. Si da formato a los datos del origen de datos, el formato no se conserva cuando combina los datos en el documento principal.
¿Qué tipo de documentos es más recomendable utilizar como maestros? ›Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (gráficos, tablas, formato de texto, etc) y además contiene enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales.
¿Cómo guardar una combinacion de correspondencia en PDF? ›...
Editar en documentos individuales
- Pestaña Correspondencia.
- Finalizar y combinar.
- Editar documentos individuales.
- Todos.
- Aceptar.
Ve al archivo Excel donde está la tabla o gráfico y dale clic derecho para elegir "copiar". 2. Ahora ve al documento Word y dale clic en el menú de Pegar, elige "Pegado especial" se desplegará una ventana, dale clic en "Graficos de Microsoft Excel". ¡LIsto!
¿Cómo se hace una macro en Word? ›Haga clic en Archivo > Opciones > Personalizar la cinta de opciones. En Comandos disponibles en, seleccione Macros. Haga clic en la macro que desee. En Personalizar la cinta de opciones, haga clic en la pestaña y el grupo personalizado donde desea agregar la macro.
¿Qué son los destinatarios en la combinación de correspondencia? ›Los destinatarios de una combinación de correspondencia generalmente provienen de una lista de nombres y datos en una lista existente, como una hoja de cálculo de Excel o la lista de contactos de Outlook. La lista existente también puede ser cualquier base de datos a la que se pueda conectar.
¿Cómo hacer una combinación de correspondencia en Word 2016? ›- Abrir el documento base. Abrir el documento a enviar (la carta, el documento principal) y asegurarse de que no está abierto el documento origen de datos. ...
- Iniciar combinación de correspondencia. ...
- Panel Combinar correspondencia. ...
- Guardar los registros. ...
- Documento combinado.
Office 365 es una versión en línea gratuita y ligera de Microsoft Office e incluye principalmente tres aplicaciones web: Word, Excel y PowerPoint. La solución también incluye Outlook.com, OneNote y OneDrive, a los que se puede acceder a través de un explorador de aplicaciones unificado.
¿Cuál es la función de finalizar y combinar en Word? ›
6. Haga clic en Finalizar y combinar. El menú que se muestra al hacer clic en este comando le permite editar y guardar los documentos individuales, im- primir todos los documentos a la vez o enviar el documento como un mensaje de correo electrónico.
¿Qué es la correspondencia y de su ejemplo? ›La correspondencia implica el intercambio de cartas: la persona que envía la comunicación es el remitente, mientras que quien la recibe es el destinatario. Por lo general, la noción de correspondencia se utiliza para nombrar al intercambio de cartas impresas, que se trasladan dentro de un sobre.
¿Cuál es el mejor Office gratis para Windows 10? ›LibreOffice es una de las mejores alternativas gratuitas a Microsoft Office 365. Está disponible en 110 idiomas, incluye procesador de texto, hojas de cálculo y software para presentaciones como apps básicas.
¿Cómo hacer para no pagar Office? ›Para ingresar debes crear una cuenta en office.com o utilizar tu perfil existente de Microsoft (el mismo con el que está registrado tu Windows). Puedes acceder a un plan gratuito que cuenta con hasta 5GB de almacenamiento en la nube.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de Microsoft Office? ›Es un programa multiplataforma, es decir, puede usarse en distintos equipos o Sistemas Operativos. Cuenta con herramientas de escritorio que, además, tienen una versión online. Posee una interfaz intuitiva y simple de utilizar. Sus herramientas solo están disponibles con la compra de licencia.